Vous souhaitez organiser un événement pour mettre en avant les services ou les produits de votre entreprise sans vous engager dans la location d’une salle, la réservation de prestataires, etc. ? Organiser un événement professionnel virtuel peut vous apporter de nombreux avantages à moindre frais. Pour l’organisateur, créer un webinaire représente un excellent moyen d’entrer en contact avec des clients potentiels d’une manière non commerciale. Suivez ces 10 astuces pour découvrir comment organiser et planifier votre premier webinaire dès aujourd’hui !
Sommaire
- Pourquoi faire un webinaire ?
- Sélectionner une plateforme de visioconférence
- Gérer les inscriptions au webinaire
- Faire la promotion de votre webinaire
- Transmettre le lien de votre webinaire
- Choisir le sujet du webinaire
- Trouver le bon format pour votre webinaire
- Créer le contenu de votre intervention
- Analyser vos données clients
- Garder contact après le webinaire
1. Pourquoi faire un webinaire ?
Le webinaire, aussi appelé “webinar”, est généralement plus pratique pour vos participants qu’un événement en face à face car ils n’ont pas à quitter leur bureau pour y assister. De plus, ils ont toujours la possibilité d’être impliqués et de poser des questions. Ils peuvent même se sentir plus confiants pour le faire, sans avoir à lever la main et à parler dans un microphone devant toute une assemblée. Tant que vous pouvez facilement animer votre intervention en ligne et fournir des conseils pratiques à votre public, vous avez tout intérêt à organiser un webinar.
2. Sélectionner une plateforme de visioconférence
Il existe de nombreuses plateformes de webinaires et de visioconférences sur le marché, y compris certaines plus ou moins gratuites comme Zoom, YouTube, Skype, Google Meets et Google Hangouts. Lors de votre choix, tenez compte de plusieurs facteurs :
- Nombre de participants maximum
- Possibilité de passer facilement d’un intervenant à l’autre
- Options de questions-réponses
- Partage d’écran et diapositives
- Enregistrement audio et vidéo
- Coût de la solution et des fonctionnalités
3. Gérer les inscriptions au webinaire
Choisir un outil d’inscription est aussi important que celui de la plateforme de visioconférences. C’est grâce à celui-ci que vous allez pouvoir vendre les accès pour votre webinaire. Avec Weezevent, vous pouvez facilement réaliser des inscriptions payantes à un webinaire — vous pouvez même activer un prix libre ou un tarif gratuit.
Créez un événement en quelques clics afin de réaliser les inscriptions en ligne de votre webinar sur votre propre site ou sur un mini-site dédié. Vos participants bénéficient d’une expérience client fluide au sein d’une solution de réservation sécurisée. Recueillez au moment de l’inscription des informations clés sur votre public afin de mieux le connaître et améliorer vos futurs événements.
4. Faire la promotion de votre webinaire
Intégrez votre module d’inscription à votre Page ou Événement Facebook pour gérer facilement les réservations à votre webinar. Parallèlement, si vous avez déjà organisé des événements ou interventions en ligne, votre base de données d’adresses électroniques peut -être synchronisée dans notre solution d’e-mailing et CRM.
Lorsque vous communiquez autour de votre webinar, démontrez clairement comment chaque participant va en ressortir avec les compétences qu’il recherche. Il est important qu’ils ne pensent pas seulement que vous allez leur vendre quelque chose. Mentionnez-leur la possibilité d’obtenir des réponses aux questions importantes qu’ils se posent au quotidien.
Pour les événements gratuits, estimez le taux de non participation à 50%. Visez donc un nombre d’inscrits supérieur à ce que vous attendez réellement. Si le contenu de votre webinar est suffisamment utile à un certain public, il n’existe aucune raison de ne pas faire payer la participation. Vendre les accès pour votre webinaire, même s’il s’agit d’une somme symbolique, vous aidera à obtenir un public plus sérieux et plus engagé. Créez et structurez vos tarifs comme bon vous semble grâce aux fonctionnalités intuitives de Weezevent.
5. Transmettre le lien de votre webinaire
Avec Weezevent, tous les participants reçoivent un e-mail de confirmation contenant des informations légales : e-mail et adresse de l’organisateur, date de l’événement, etc. Rassurez et guidez les en y intégrant le lien pour suivre votre événement sur la plateforme de webinar. Faites tout ce que vous pouvez pour qu’un maximum de personnes soient au rendez-vous le jour J.
Avec notre solution d’e‑mailing et marketing, rappelez à tous les inscrits la marche à suivre pour accéder à votre webinar. Faites cela entre 24h et 1h avant l’événement.
6. Choisir le sujet du webinaire
Le plus délicat dans le choix du thème de votre webinar est de trouver un domaine spécifique sur lequel se concentrer qui intéressera suffisamment vos clients cibles. Vous aurez une bonne idée des sujets pertinents en analysant les questions que vous recevez le plus souvent. Sur quoi les clients veulent-ils en savoir plus ? Quelles compétences leur manquent-ils pour atteindre leurs objectifs ? Quelle expertise avez-vous à leur transmettre ? Si vous avez déjà une communauté, vous pouvez même leur soumettre un rapide questionnaire afin de mettre toutes les chances de votre côté lors du choix du thème de votre webinaire.
7. Trouver le bon format pour votre webinaire
Il existe différents formats à envisager lorsque vous organisez un webinaire. Vous devez les étudier en fonction de vos objectifs et de votre confiance en tant qu’animateur de séminaires en ligne. Vous préférez offrir une expérience très interactive à un petit groupe ou plutôt donner une conférence en quasi-monologue à un public plus nombreux ? Souhaitez-vous animer votre webinar seul ou faire appel à des intervenants experts ?
Si plusieurs personnes interviennent, il est utile d’avoir un modérateur pour diriger les débats et filtrer les questions des participants. Avoir une autre personne pour gérer les détails techniques du webinaire pendant que vous parlez peut également vous aider à vous concentrer.
8. Créer le contenu de votre intervention
Vos participant auront besoin de matière pour apprendre et rester attentifs tout au long de votre webinar. Rédigez une liste des sujets à aborder, mais un webinaire réussi contient surtout des supports visuels attractifs. Durant un webinar, l’attention des participants peut vite se détourner de votre contenu lorsqu’ils ne voient qu’une personne statique en train de parler — d’autant plus que vous ne pouvez pas forcément les voir.
Préparez donc des supports animés et attractifs pour donner vie à votre discours — avec des images, des graphiques, des tableaux et des chiffres. Vous pouvez également réaliser des démonstrations en direct ou présenter des produits pour que votre webinar reste visuellement intéressant.
Planifiez la durée chaque partie et de la totalité de votre webinaire. Gardez un œil sur votre montre pour ne pas vous faire dépasser et prévoyez un temps pour répondre aux questions des participants.
9. Analyser vos données clients
Examinez la liste des participants dans votre logiciel de webinaire et contrôlez vos participants en ligne depuis votre tableau de bord WeezAccess afin de voir qui a réellement participé. Vous disposez également des coordonnées de chaque participant et toute autre information que vous avez demandée lors de l’inscription — nom, prénom, fonction, entreprise, etc. C’est une véritable mine d’or pour vous constituer et qualifier une base de données de prospects.
10. Garder contact après le webinaire
En fonction du nombre de participants à votre webinaire, essayez de suivre personnellement chacun d’entre eux. Demandez-leur par exemple s’ils ont des questions supplémentaires quelques jours après voir “digérer” le contenu du webinaire. Pour ceux qui se sont inscrits mais qui n’ont pas participé, dites que vous êtes désolé qu’ils n’aient pas pu venir, expliquez-leur ce qu’ils ont manqué et donnez-leur la possibilité de visionner un enregistrement du webinaire — ou d’assister à une prochaine session.
Vous pouvez également envisager de remercier les participants de leur participation en leur envoyant une offre spéciale ou une réduction exclusive, ce qui augmentera encore vos chances de conversion. Avec WeezTarget, vous pouvez d’ailleurs suivre le chiffre d’affaires et le nombre de tickets vendus après une campagne d’e-mail ou de publications sur les réseaux sociaux.
Avec tous nos conseils et un dernier brin d’organisation, votre futur webinaire est prêt à être lancé. Pour gérer vos inscriptions en ligne, votre contrôle des participants et et votre marketing, découvrez toutes les fonctionnalités de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :
